Over het e-depot

Sinds 2019 beschikken we over een e-depot. In het e-depot bewaren we digitaal archief van overheden, instanties en particulieren op een duurzame wijze. Het e-depot is te vergelijken met een fysiek archief.  Echter in plaats van papieren documenten vindt u er digitale bestanden en in plaats van strekkende meters plankruimte gaat het om terabytes.

Toegankelijk digitaal archief
De archieven die nu gevormd worden, zijn grotendeels digitaal. De digitale informatie moet ook in de toekomst te bekijken zijn, ook wanneer de huidige bestandsformaten en informatiedragers zijn verouderd. Met het e-depot bewaren we digitale archieven voor de eeuwigheid en stellen deze via onze website beschikbaar aan het publiek, zodat iedereen nog meer kan ontdekken in ons verleden.

Inhoud e-depot
Het e-depot bestaat uit archieven van de bij ons aangesloten partners. Denk bijvoorbeeld aan bouwvergunningen, zaaksystemen en videotulen van raadsvergaderingen. Het is materiaal dat volgens de Archiefwet voor langere periode, of tot in de eeuwigheid, bewaard moet worden. Maar ook ander materiaal met een grote cultuurhistorische waarde kunnen we opnemen in het e-depot. De bestanden zijn voornamelijk digital born, of bestaat uit gedigitaliseerd materiaal waarvan de fysieke documenten zijn vernietigd.

Auteursrechten en AVG (privacywetgeving)
Voor een deel van de archieven geldt dat de toegankelijkheid wordt beperkt door auteursrechten of privacywetgeving. Denk bijvoorbeeld aan materiaal van fotografen, tekeningen van architecten of namen en adressen van burgers. Deze gegevens mogen niet zomaar toegankelijk worden gemaakt voor het publiek. Daarom is een deel van de gegevens afgesloten, óf alleen in de studiezaal van Erfgoed Leiden en Omstreken inzichtelijk. Voor archieven die enkel op de studiezaal te bekijken zijn, geldt dat het niet is toegestaan om foto’s of screenshots te maken en deze te delen met derden. Het schenden van het Auteursrecht of de AVG is strafbaar, en kunnen boetes ten gevolge hebben. De archieven die zulke beperkingen niet hebben, zijn voor iedereen beschikbaar via deze website. Hiervoor is geen gebruikersnaam of wachtwoord nodig. Indien in de metadata een Creative Commons licentie wordt genoemd, verzoeken we u zich hieraan te houden. Uitleg over de verschillende Creative Commons licenties kunt u hier vinden https://creativecommons.nl/uitleg/.

Over Preservica
Preservica is de leverancier van de preserveringssoftware van ons e-depot. Archieven, bibliotheken, musea en overheidsorganisaties in Nederland, zoals het Nationaal Archief, het Stadsarchief Rotterdam en het West-Brabants Archief maken gebruik van deze software. Internationaal werken het nationale archief van het Verenigd Koninkrijk, de staatsbibliotheek van Texas, MoMA en Yale met dit systeem.